Rejoindre l'Ecole du Merveilleux (top)

L’EDM est aujourd’hui une structure ouverte à tous types de GN et propose sa structure pour accueillir de nouvelles activités. Il n’y a aucun prérequis de genre ou de méthodologie, l’Ecole du Merveilleux propose un fonctionnement pragmatique basé sur les besoins et les réalités du GN et non sur des conceptions sur quoi et comment organiser. L’associations entre les activités de l’asbl reposent sur la collaboration et du respect des règles suivant une démarche volontaire et non passive ou contrainte.

Les limites de l’autonomie des activités

Les limites de ce système où une même asbl laisse une grande autonomie aux activités organisées sous son nom sont les limites de la loi qui gère les asbl. A priori, seuls des problèmes entre une activité et ses participants ou ses fournisseurs (impayés par exemple) peut pousser le CA a s’ingérer dans la gestion de l’activité, ou autrement dit, uniquement lorsqu’une activité engage la responsabilité de l’asbl tout entière, par négligence ou suite à un imprévu (un accident par exemple).

Avantages de l’Ecole du Merveilleux

• Il ne faut pas créer une nouvelle asbl.
• Le suivi administratif de l’asbl (changements de statuts, déclaration fiscale,…) est réalisé par le CA.
• Un matériel logistique utile et conçu pour les GN est à la disposition des membres.
• L’accès à un petit atelier et à un matériel de confection.
• L’Ecole du Merveilleux est une association connue dans le milieu du GN, une nouvelle activité organisée sous son nom se fera sans doute mieux connaître.
• Le système de participation financière solidaire entre les activités (12% des rentrées) garantit une trésorerie saine qui permet d’investir dans du matériel coûteux dont les frais sont difficiles à assumer seuls.
• Les réserves financières de l’asbl permettent aux activités d’emprunter des sommes d’argent nécessaires aux garanties de locations de sites et autres.

Retrait de l’asbl

Il est toujours possible pour une activité de quitter les rangs de l’EDM pour voler de ses propres ailes. Cette décision revient pleinement à l’équipe concernée sans que le CA n’ait à s’y opposer. Dans ce cas de figure, le matériel et les finances propres à l’activité sont rétrocédés à la nouvelle organisation (sous forme d’un don). Les cotisations (les 12 %) et les contributions éventuelles au matériel général ne sont pas rétrocédées et sont considérés comme un acquis de l’asbl. Il appartient à l’activité sur le départ (cela vaut aussi pour les activités clôturées) de veiller à ne pas laisser de squelettes dans les placards de l’asbl et à se mettre en ordre au niveau administratif (fermeture des comptes, lettres de démission, etc.) sans supposer que de toute façon, les administrateurs de l’association le feront tôt ou tard, contraints et forcés.

Solidarité financière (top)

Participation aux finances de l’asbl

Chaque activité organisée sous l’asbl et impliquant des rentrées d’argent doivent réserver 12% des entrées financières pour le fonctionnement général. L’argent gagné via un bar ou un catering ne rentrent pas de ce calcul qui se base généralement uniquement sur les inscriptions des participants. Cet argent couvre le fonctionnement administratif de l’asbl (statuts, dns Web, cotisations à la Fédération belge,…) et est thésaurisé pour :

• Garantir une réserve financière à l’asbl, idéalement située aux alentours des 750 euros.
• Permettre l’achat groupé de matériel onéreux (intendance, machine à fumée, matériel de fabrication).
• Réparer et entretenir le matériel de l’asbl.

Le schéma de la trésorerie

L’asbl dispose d’un compte général et de comptes particuliers ouverts pour chaque activité. Les mandataires du premier compte sont les administrateurs et le trésorier, les mandataires des comptes particuliers aux activités sont le trésorier général de l’asbl et toute personne librement désignée par les organisateurs de l’activité. La présence du trésorier de l’asbl parmi les mandataires des activités a pour but de donner une cohérence générale à la trésorerie et de lui permettre un accès aux mouvements afin d’établir et de vérifier les comptes annuels de l’asbl (qui englobent les comptes des activités). Il n’y a strictement aucune ingérence du CA ou du trésorier dans le fonctionnement trésorier d’une activité.

Bilans et comptes

Annuellement, afin de préparer les bilans comptables et la déclaration fiscale, les activités doivent remettre leurs comptes de l’année précédente au trésorier.

Gestion du matériel (top)

Le matériel général

On distingue, au sein de l’asbl deux types de matériel : le matériel général et le matériel propre à chaque activité. Le premier est constitué avec la participation financière des activités. Le choix de l’acquisition d’un nouveau matériel se fait par le CA avec une consultation la plus large possible des membres effectifs (représentatifs des activités). Par ailleurs, il est aussi possible pour une activité de cotiser « en nature ». Si pour un jeu qu’elle organise, une activité a besoin d’un matériel bien spécifique qui pourrait aussi servir à d’autres (par exemple des lampes à gaz, de nouvelles armes,…), elle peut, à concurrence de la valeur d’achat du matériel en question, soustraire cette valeur des 12% qu’elle doit verser à l’asbl. Ceci pour autant que le CA ait marqué un accord préalable.

Enfin, par pure envie de développer le matériel général, il n’est pas rare qu’une activité mette une partie de son matériel dans le matériel général.

Les finances de l’asbl et les dons des activités ont permit d’acquérir un matériel d’intendance important et un stock « de base » nécessaire à un GN traditionnel. Un inventaire complet va être élaboré. Actuellement, le stock dispose de :

• quelques déguisements de base,
• quelques masques (orcs, gobelins,…),
• des tissus de décorations, de la toile de jutte,
• un matériel d’intendance complet (vaisselle, casseroles et nécessaire de cuisine),
• une machine à fumée,
• un stock d’armes (nécessitant de fréquentes réparations),
• des braseros,
• des bougeoirs,
• des gaufrettes (chauffage portatif au gaz).
• …

Le matériel propre à une activité

Au sein de l’asbl, chaque activité développe aussi un matériel propre à son jeu ou qu’elle ne désire pas mettre systématiquement à disposition des autres activités. Ce matériel appartient bien sur à l’asbl, puisque l’argent qui a servi à le créer provient de l’argent généré par des activités organisées au sein de l’asbl. Par contre, ce matériel est entièrement laissé à la gestion des organisateurs de l’activité et le CA ou les autres activités n’y ont aucun droit de regard.

Atelier de fabrication

L’association dispose d’un peu de matériel de confection utile à la préparation d’une activité (pour fabriquer des armes ou des costumes). L’objectif est d’arriver à disposer d’un atelier de fabrication commun aux activités. Un embryon d’atelier est actuellement disponible à qui veut l’utiliser mais le CA aimerait pouvoir proposer à ses membres un espace et une infrastructure plus complète.

Administration de l'Asbl (top)

Les membres effectifs

Chaque activité délègue maximum trois membres effectifs à l’assemblée générale. Ces membres effectifs disposent d’un droit de vote au sein de l’assemblée générale et sont régulièrement invités à participer aux réunions de CA de l’asbl. Ils représentent d’une certaine manière le lien entre l’activité qu’ils organisent et l’asbl.

L’assemblée générale

Elle se réunit annuellement, sauf convocation exceptionnelle, elle approuve les budgets et les bilans, vote la politique de l’asbl et élit les administrateurs (qui ne doivent pas forcément être membres effectifs).

Le conseil d’administration

Elu par l’AG, il administre l’asbl. Il prend donc en charge la gestion administrative de l’asbl, le suivi financier, la gestion du matériel et des ateliers et mène la politique éditoriale de l’Ecole du Merveilleux. Il peut aussi prendre toute initiative visant à réaliser les objectifs généraux de l’asbl.

Participation aux activités du CA

Il n’y a pas à proprement parler d’obligation de participer aux activités du CA. Cependant, il est tout de même demandé aux membres de l’Ecole du Merveilleux de :

• Adhérer aux objectifs et à la politique de l’asbl.
• Remplir les obligations internes à l’association.
• Se tenir disponible pour participer à la gestion du matériel lorsque cela est nécessaire (déménagement, tri, réparations, etc.).